So starten Sie mit der E-Rechnung

Ihr Abrechnungssystem erstellt weiter die Rechnungen und Gutschriften, die es heute schon erstellt. Aivatar macht daraus geprüfte E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Sie geben frei, laden herunter, und alles bleibt 10 Jahre archiviert.

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Einrichtung in drei Schritten

Einmalig, etwa fünf Minuten. Danach ist alles bereit für jeden weiteren Stapel.

Firmenprofil und Logo — Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN und Kontakt. Daraus wird jede E-Rechnung ausgestellt, Ihr Logo steht oben auf dem PDF. Das ist Voraussetzung für den ersten Upload.
Beispiel ansehen — Eine normale Rechnung neben der E-Rechnung, die daraus entsteht. So wissen Sie vorher, was Sie bekommen. Kostet nichts.
Erste Belege hochladen — Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. Ein E-Mail-Postfach müssen Sie nicht verbinden.

Vom Beleg zur E-Rechnung

Der Ablauf, den Sie ab dann jedes Mal haben. Es wird nichts ohne Ihre Freigabe versendet.

Belege umwandeln — Auf "Belege umwandeln" klicken und Dateien auswählen oder hineinziehen: PDF, XML, Word, Excel oder Foto. Mehrere Rechnungen in einem PDF werden automatisch getrennt. Gutschriften, Korrekturrechnungen und Gutschriften im Gutschriftsverfahren werden erkannt.
Automatische Prüfung — Jeder Beleg wird gelesen, als E-Rechnung neu aufgebaut und gegen die Summen auf dem Original nachgerechnet. Danach folgt die offizielle Validierung.
Freigeben — Ein Klick gibt alle Belege frei, die jede Prüfung bestanden haben. Belege mit dem Hinweis "Prüfen" öffnen Sie einzeln: Wert korrigieren und neu prüfen lassen, oder bestätigen, dass die Werte stimmen.
Herunterladen und versenden — Alle freigegebenen E-Rechnungen als ZIP herunterladen und wie gewohnt an Ihre Kunden schicken.

Was es kostet

Jede Größe enthält alle Funktionen und Hilfe beim Einstieg per E-Mail und bei Bedarf in einem kurzen Online-Termin. Gezählt wird jede Rechnung oder Gutschrift, die wir für Sie umwandeln, prüfen und archivieren, bis 10 Seiten, egal in welchem Dateiformat sie ankommt. Das Prüfen empfangener E-Rechnungen kostet nichts.

Gut zu wissen

Muss ich mein Abrechnungssystem wechseln? — Nein. Sie arbeiten weiter wie bisher und laden nur die fertigen Belege hoch.
Brauche ich ein E-Mail-Postfach? — Nein. Ein Postfach lässt sich optional verbinden, wenn an Sie gesendete E-Rechnungen automatisch abgeholt werden sollen.
Was passiert, wenn ein Beleg falsch gelesen wird? — Dann stimmen die nachgerechneten Summen nicht mit dem Original überein, und der Beleg bekommt den Hinweis "Prüfen" mit dem genauen Grund. Er wird nicht automatisch freigegeben.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht? — Empfangen müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen ab dem 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Dies ist keine Steuerberatung.

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